Tinh giản bộ máy quản lý

Tình cờ, tôi đọc được trên câu chuyện này từ một trang web tuyển dụng nên muốn đưa ra đây để chúng ta cùng đàm đạo. Câu chuyện có tựa là “Bài học quản lý từ chuyện con Kiến”

2014_01_10 - Kien & bai hoc quan ly

“Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay vào việc ngay. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ.

Ông chủ của chú, là con Sư Tử, rất ngạc nhiên khi thấy chú kiến làm việc mà không cần sự giám sát. Sư Tử nghĩ nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn.

Thế là Sư Tử thuê Gián về làm giám sát. Sau khi được thuê, quyết định đầu tiên của Gián là gắn một cái đồng hồ treo tường để theo dõi việc đi làm đúng giờ. Gián cũng cần một thư ký để thay nó viết ghi chú hay làm báo cáo, và thế là nó thuê một con Nhện, chỉ để quản lý báo cáo và nhận các cuộc gọi.

Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Gián và yêu cần Gián làm thêm những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường, để nó có thể trình bày tại cuộc họp Ban quản trị. Vậy là Gián mua một cái laptop mới cùng với một máy in lazer, rồi thuê một con Ruồi làm quản lý bộ phận IT.

Nhắc tới Kiến, lúc trước làm việc rất chăm và thoải mái, giờ rất là bực mình vì những công việc giấy tờ và những cuộc họp vô bổ làm mất hết thời gian của nó!

Trong khi đó, ông chủ Sư Tử đi đến kết luận là cần phải cử một người làm quản lý nguyên cả bộ phận mà con kiến đang làm việc.

Chức vụ ông chủ nhỏ này được giao cho một con Ve Sầu. Quyết định đầu tiên của con ve là mua ngay một cái thảm đẹp và một cái ghế thật êm cho phòng làm việc của nó. “Ông chủ” Ve Sầu này cũng cần thêm một máy vi tính và một thư ký riêng, đó là thư ký cũ của nó, người đã giúp nó chuẩn bị Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công Việc & Ngân Quỹ.

Văn phòng nơi Kiến làm việc trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng khó chịu.

Thế là Ve Sầu thuyết phục ông chủ lớn, là con Sư Tử, về sự cần thiết phải làm một cuộc nghiên cứu kỹ lưỡng về môi trường làm việc tại đây. Sau khi xem lại các báo cáo tài chính trong văn phòng nơi con Kiến làm, Sư Tử phát hiện ra năng suất đã thấp hơn trước đây rất nhiều.

Thế là Sư Tử thuê một con Cú, đó là một cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành điều tra và đưa ra các giải pháp cần thiết. Cú bỏ ra 3 tháng để nghiên cứu về văn phòng và viết một báo cáo khổng lồ lên đến vài quyển, và đi đến kết luận: “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”.

Hãy đoán xem ông chủ Sư Tử sa thải ai đầu tiên? Đó chính là chú Kiến, vì hiện tại năng suất của Kiến đã giảm đi đáng kể”.

Tất nhiên, đây chỉ là một câu chuyện vui, nhưng cũng đáng để chúng ta suy ngẫm. Trong kinh doanh, điều quan trọng nhất là phải cân bằng giữa thu và chi. Khi chi ra nhiều mà thu lại không tương xứng thì phải xem lại tất cả các khâu, liệu có thất thoát ở đâu? Muốn giảm chi phí, phải giảm từ những khâu phát sinh chi phí nhiều nhất và bất hợp lý nhất.

Các doanh nghiệp nước ngoài thường rất coi trọng bộ máy quản lý. Thông thường, sơ đồ tổ chức thường được chuẩn hóa trong tập đoàn và ở mỗi nước áp dụng là như nhau. Bên cạnh đó, một số vị trí thường được kiêm nhiệm để tinh giản và tối đa hóa lợi nhuận.

Sai lầm của một số người khởi nghiệp (thường là những người có học vị cao) là tập trung chú trọng vào bộ máy quản lý ngay từ ngày đầu, khi mà công ty còn chưa có doanh thu lớn, sản phẩm kém phong phú, khách hàng ít ỏi. Với tình hình như vậy, không cần tới một đội ngũ nhân viên nhiều, càng không cần chế độ quản lý phức tạp. Chỉ nên tập trung vào những vị trí thật cần thiết và trực tiếp sinh ra lợi nhuận. Ví dụ như vị trí bán hàng, thu ngân… Muốn đảm bảo lợi nhuận, phải tiết kiệm tối đa. Bạn phải vắt óc ra nghĩ những cách mà mình có thể làm để giảm thiểu chi phí. Những gì làm được thì phải tự làm, không nên trông chờ vào những dịch vụ thuê ngoài vì kết quả mà họ mang lại chưa chắc đã được như bạn kỳ vọng. Thêm vào đó, họ không thể làm việc với cả trái tim và niềm say mê như bạn được.

Tinh giản cơ cấu tổ chức, đơn giản hóa đội ngũ quản lý là một trong những cách để tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu. Loại bỏ một bộ máy cồng kềnh cũng có nghĩa là loại bỏ chế độ báo cáo nặng về hình thức, tăng thêm thời gian làm việc cho nhân viên, giảm bớt thủ tục không cần thiết.

Để làm được điều này, người lãnh đạo nhất thiết phải có tầm nhìn xa, phương pháp phân tích đúng đắn. Doanh nghiệp mà tôi từng làm việc trước đây, có những thời điểm công nhân lên tới hơn 1.000 người. Nhưng cũng có những lúc số công nhân chỉ còn lại 500 người. Số lượng công nhân tùy thuộc vào số lượng đơn đặt hàng mà doanh nghiệp nhận được. Những lúc không có việc làm, người công nhân được khuyến khích tạm thời nghỉ việc và được nhận lương trợ cấp. Khi có đơn hàng, công ty sẽ ưu tiên gọi họ trở lại đi làm. Trong những tình thế khách quan bắt buộc, thì phải có những hi sinh cần thiết, phải quyết đoán ngay, không được do dự. Tinh giản bộ máy quản lý và duy trì số lượng nhân lực vừa đủ là một trong những phương pháp then chốt để tìm kiếm lợi nhuận.

Capro

20/04/2015

Advertisements

Thẻ:, , , , , , ,

About caprovn

Capro là một chuyên trang nghiên cứu và viết dự án làm giàu. Bạn nào có nhu cầu vui lòng liên hệ với Admin theo địa chỉ E-mail: caprovn@gmail.com. Chúc các bạn những gì tốt đẹp nhất!

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: